AI写公文怎么提问？从提示词设计到材料输入、修改审核的实操方法

用AI辅助写公文，最容易出现的情况是：输入一句“帮我写一篇工作总结，要求有高度、有深度、语言正式”，几秒钟就能得到一篇结构完整的材料。仔细阅读却发现，全文充满了“提高思想认识、强化责任担当、完善工作机制”等表述，看起来像公文，却看不出具体做了哪些工作。

有时情况更加麻烦。原始材料没有提供数字，AI却写出了任务完成率；没有提供典型案例，AI却补充了工作事迹；文件名称没有经过核实，生成结果中却出现了带有日期和条款的政策引用。

这不是靠要求AI“再深刻一点”就能解决的问题。

AI写公文的关键，是把写作任务交代清楚，把真实材料组织好，把生成过程分成可检查的步骤，并对最终结果进行人工审核。

对于正式党政机关公文，还应当遵守《党政机关公文处理工作条例》关于起草、审核、签发的规定。AI可以辅助文字处理，但不能代替机关作出工作决定，更不能代替公文审核程序。

一、为什么AI写公文容易出现套话？

不少人把提示词理解成一句写作命令，认为只要告诉AI“写得正式一些”，就能够得到符合要求的文稿。

实际上，公文写作首先要掌握工作事实，判断写作目的，选择适当的内容结构。

如果这些信息没有提供，AI通常只能依据相似文本的表达规律组织内容。

例如：

“帮我写一份3000字的工作汇报，要求站位高、措施实。”

这个提问没有说明汇报什么工作、汇报给谁、当前任务推进到了什么程度，也没有提供任何真实数据。

因此，生成内容即使语言通顺，也很难具有针对性。

可以将提问改成：

“请围绕某单位第三季度重点事项办理情况，起草供分管负责人在工作调度会上使用的汇报。已知18项任务中，11项完成、5项正在推进、2项尚需协调前置条件。重点说明推进情况、具体问题和下一阶段安排。不得新增数据和未经确认的工作决定。”

第二种提问的优势，不是文字更长，而是明确了任务、事实和边界。

二、设计公文提示词，先交代七项信息

对于内容比较复杂的机关材料，可以采用“任务、场景、素材、观点、结构、边界、交付”七要素方法。

这七项内容不一定每次全部填写。

修改一段已有文字，只需要说明修改目标和不能改变的内容；起草一份较长的工作报告，则应当尽量交代完整。

1. 写作任务必须具体到材料用途

“写一篇关于基层治理的文章”只是主题。

“起草一份用于季度工作调度会的基层治理重点任务汇报”，才进一步明确了写作任务。

如果属于正式公文，还应当根据行文目的和机关关系核定文种，不能仅凭AI推荐选择“通知”“报告”或“请示”。

2. 写作场景决定详略

领导讲话、工作汇报和工作总结可能使用同一批工作事实，但内容组织方式不同。

工作汇报重在说明进展、问题和后续安排。

工作总结需要分析主要做法及其实际效果。

领导讲话则要根据讲话人的职责和会议任务，形成明确观点。

提示词应当先说明实际使用场景，避免AI把不同材料的写法混在一起。

3. 核心观点要有事实依据

例如，已掌握的材料表明部分跨部门事项因前置条件尚未明确而推进较慢，可以要求AI围绕这一问题组织分析。

但如果没有调查证据，就不能预先要求AI得出“主要原因是干部责任意识不足”的结论。

应当先研究事实，再形成判断。

三、真实素材怎样输入？建立一份事实清单

AI能否写出具体内容，很大程度上取决于提供的材料质量。

但机关工作使用AI时，还有一项必须优先考虑的要求：输入资料是否允许用于该系统。

《政务领域人工智能大模型部署应用指引》强调政务大模型的辅助定位，并要求防止国家秘密、工作秘密和敏感信息输入非涉密人工智能大模型。

因此，不能为了获得更真实的输出，把内部材料直接上传公共AI平台。

对于经过授权、允许在指定工具中处理的资料，可以按照下列方式整理。

事实材料分类表

其中，“删除姓名”不一定等于完成脱敏。如果材料保留了具体单位、岗位、时间和事件经过，仍可能关联识别有关人员。

材料能否输入，应当依据单位保密制度、数据管理要求和工具授权情况判断。

把事实、判断和建议分开

例如：

事实：18项任务中，11项完成、5项推进中、2项需要协调。

判断：部分任务的推进可能受到跨部门衔接影响。

建议：研究明确牵头责任和协调方式。

三者不能相互替代。

特别是原因判断，如果缺少证据，应当要求AI提示进一步核实，而不是把推测写成结论。

四、一份可以直接使用的公文写作提示词

下面这份提示词适用于获准使用的非涉密写作任务。使用时应将括号中的内容替换为真实、允许输入的资料。

第一轮：构思提纲

请作为机关文字材料辅助起草工具，根据以下要求设计写作提纲。

材料名称：【填写材料名称】。

使用场景：【填写会议或工作用途】。

阅读对象：【填写对象】。

核心任务：【明确需要回答的问题】。

已核实事实：【填写可使用的工作情况】。

需要重点说明的问题：【填写具体问题】。

不得新增数据、政策依据、工作成绩、会议决定和未经批准的措施。

第一轮仅输出核心观点、一级和二级提纲，并列出需要补充核实的材料。不要直接生成全文。

这份指令先解决结构问题。

如果提纲存在重复、遗漏或重点偏移，可以在起草正文之前调整。

第二轮：扩写正文

按照已经确认的提纲起草正文。

每个部分围绕一个明确的观点展开，使用提供的事实和工作措施支撑。

区分已经完成、正在推进和拟开展的事项。

不得把模拟数字、推测原因或建议措施写成确定事实。

对缺少依据的内容标注“待核实”，不要自行补齐。

语言准确、自然，减少空泛表态和不必要的排比句。

这一步的重点是控制事实边界，而不是要求AI无限增加篇幅。

第三轮：审查初稿

请对初稿开展事实和逻辑审查。

逐项检查数字、时间、任务状态、机构名称、政策引用和责任分工。

将问题分为“与原始材料不一致”“缺少依据”“逻辑重复”“表述不准确”四类。

先列问题清单，注明对应原句和修改理由，不要直接整篇重写。

让AI先报告问题，再决定如何修改，通常比直接要求“帮我优化全文”更容易控制改动范围。

五、完整示例：同一份工作汇报，怎样分三轮生成？

假设某单位需要起草季度重点工作汇报，准备以下模拟素材：

这些数据全部属于写作练习，不代表任何实际单位。

第一轮先列提纲。

可以采用：

一、季度重点任务推进情况。

二、已经采取的主要工作措施。

三、当前存在的主要问题。

四、下一步工作安排。

第二轮根据素材扩写。

例如：

“第三季度共推进18项重点任务，目前11项已经完成、5项正在推进，另有2项仍需协调有关前置条件。前期主要围绕办理流程梳理、部门职责明确和任务跟踪管理开展工作。当前，部分跨部门事项在业务衔接方面仍有需要进一步协调的问题。”

这段文字虽然平实，但没有扩大原始事实。

相比之下，如果AI写成“18项任务全面完成、工作效率显著提升”，就明显存在事实错误。

第三轮检查工作状态。

重点检查已完成的11项是否被写成全部完成，正在推进的5项是否被写成已取得最终成效，以及需要协调的2项是否被写成已经解决。

这里的审核比单纯修改文字更加重要。

六、不同材料，提示词重点应该怎样调整？

不能用同一套指令起草所有机关材料。

例如，起草调研报告时，应当特别要求AI区分调查事实、访谈意见、原因推测和对策建议。

起草通知时，则应当重点检查办理事项是否明确、责任和时限是否经过确认、是否符合行文权限。

七、AI初稿怎样修改，才能减少空话？

不少AI文稿的问题不是语法错误，而是使用大量没有实际信息的评价性语言。

例如：

“以更高站位强化统筹，以更实举措推动落实，以更强担当提升质效。”

这种表达如果缺少具体事实，无法说明究竟准备做什么。

可以把修改重点放在三个方面。

1. 把评价改成事实

“取得显著成效”应当说明有哪些真实成果。

如果不能提供依据，就不应保留这种评价。

2. 把态度改成行动

“进一步强化责任落实”可以根据实际任务，写成明确牵头部门、梳理工作节点、跟踪事项进度等具体办法。

但不能把AI提出的新办法直接当作已经批准的安排。

3. 把重复内容重新归类

如果三个部分都在强调加强协调，应当检查其具体内容是否重复。

可以把协调机制集中放在一个部分，其他部分分别讨论工作进展和实际问题。

常见修改对照表

修改的目的不是让每句话都变得简短，而是让每句话都有必要的信息。

八、AI写公文为什么必须人工审核？

《党政机关公文处理工作条例》第十八条明确，公文拟制包括起草、审核、签发等程序。

AI生成初稿不改变这些要求。

对机关文字材料而言，审核至少应覆盖以下六个方面。

尤其要检查AI是否引用了不存在的文件、修改了统计口径，或者把一项建议写成已经作出的工作决定。

对于涉及政策规定和重要数据的内容，人工审核应当回到原始资料和权威来源，不能只要求另一个AI模型表示“核对通过”。

九、AI辅助公文写作的常见问题

1. AI写公文怎么提问效果更好？

应当明确写作任务、使用场景、真实素材、核心观点、结构要求、事实边界和交付方式。复杂材料建议先生成提纲，再扩写正文，最后进行人工审核。

2. AI没有工作数据，可以直接写总结吗？

可以帮助设计结构或提供模拟示例，但不能编造实际成绩。正式工作总结中的数据、项目和成果，应当来自经过核实的工作记录。

3. AI写领导讲话稿应该提供什么？

至少应明确会议性质、讲话人职责、听众对象、讲话意图，以及已经确认的工作事实和重点要求。涉及尚未决定的工作安排，应标注待确认。

4. AI生成的政策依据可靠吗？

不能直接认定可靠。文件名称、条款、发布日期和适用范围都需要通过权威来源核对。无法核实的内容不应作为正式依据。

5. AI写公文是否需要使用很长的提示词？

不一定。提示词的关键是任务清楚、信息充分、限制明确。简单的文字修改可以使用短指令，复杂文稿则需要更完整的输入。

6. AI生成的Word文档能直接发文吗？

不能仅凭文档生成成功就认定可以发文。正式公文仍须进行内容、文种、格式、保密和签发等审查，按照相应程序办理。

AI可以帮助写作者整理材料、组织提纲、形成初稿和检查文字，但不能代替使用者了解工作实际、判断政策要求和承担文稿责任。

要让AI真正提高写作效率，首先应当把任务交代准确，把素材准备充分，再将生成过程划分为能够逐项检查的环节。

需要修改时，也不应反复要求“更有高度、更有气势”，而应明确指出哪些事实需要核对、哪些问题需要深入分析、哪些段落存在重复。

AI写公文，好的提示词负责把任务说清楚，可靠的材料负责把内容撑起来，严格的审核负责把错误挡下来。

把这三项工作做好，比单纯追求一次生成几千字更有实际价值。